Arşiv-Elektronik Belge Yönetimi Sempozyumu, 22-23 Ekim 2015

Bilgi teknolojilerinin hızlı gelişimi kurumların iş ve işlemlerinde değişiklikler yapmasını zorunlu kılmış, gerçekleştirilmekte olan ve gerçekleştirilmiş olan işlemler elektronik ortama taşınmıştır. Bilgi ve belge yönetimindeki yenilikçi yaklaşımlar sayesinde elektronik belge yönetim sistemleri, dijitalleştirme ve e-arşiv sistemleri kurumlara kolaylık sağlamanın yanında, iş ve işlemlerini hızlı ekonomik ve verimli şekilde gerçekleştirmelerini sağlamıştır. Söz konusu sistemlerin bilişim boyutunu oluşturan yazılımların geliştirilmesi/kurumsallaştırılması ve sürdürülebilirliklerinin sağlanması ile kurumsal belleklerin geleceği ise üzerinde durulması gereken önemli bir boyutu oluşturmaktadır. Kurumlarda dijitalleştirme çalışmaları ve e-arşiv sistemlerinin oluşturulması sadece belgelerin taranmasından ve yazılım/donanım sağlanmasından ibaret değildir. Dijitalleştirme ve e-arşiv sistemleri, dijital arşiv kaynaklarının sağlanması, tanımlanması, düzenlenmesi, ilişkisel bütünlüğünün korunması, üstverilerinin belirlenmesi, erişim ilkeleri, değerlendirme-ayıklama-imha ve uzun süre koruma çalışmalarını, güvenli ve yetkilendirilmiş erişimi, diğer sistemlerle entegrasyonu içeren sürecin yönetimini gerektirmektedir.

Bu bağlamda Sempozyum, kurum ve kuruluşların gereksinimlerini karşılayacak arşiv belgelerinin dijitalleştirilmesinde izlenecek yöntemlerin belirlenmesi ve kurumların gereksinimlerini karşılayacak e-arşiv sistemi yapısının ve bileşenlerinin belirlenerek kurum ve kuruluşlarda gerçekleştirilecek dijitalleştirme çalışmaları için farkındalık oluşturmayı ve bu alanda yol gösterici olmayı, kurumsal belleklerin geleceğini belirlemeyi ve güvence altına almayı hedeflemektedir. Sempozyuma kamu kurum ve kuruluşları ile tüm üniversiteler davet edilmektedir. Nitekim ilgili çalışma yapan araştırmacıların, kamu kurum ve kuruluşları ile tüm üniversitelerin belge yöneticileri, arşivcileri ve bilgi işlem birimlerinin teknik personelinin katılımı beklenmektedir.

Ankara Üniversitesi ev sahipliğinde Ankara Üniversitesi BEYAS Koordinatörlüğü ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından düzenlenen ve Ankara Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü, Marmara Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü İşbirliği ile TÜRKSAT A.Ş. ana sponsorluğunda 22-23 Ekim 2015 tarihlerinde gerçekleştirilmek üzere düzenlenen sempozyumun ana teması “Kurumsal Belleklerin Geleceği: Dijitalleştirme-Elektronik Arşiv-Elektronik Belge Yönetimi” olarak belirlenmiştir. Bununla birlikte Sempozyumda e-arşiv uygulamaları, dijitalleştirme, e-arşiv yazılımları, e-arşiv yönetimi, EBYS yazılımları ve uygulamaları, e-arşivlerde dijitalleştirmede süreç yönetimi, kurumsallaştırma ve sürdürülebilirlik, güvenli ve yetkilendirilmiş erişim, dijitalleştirmenin hukuki boyutları, dijitalleştirmenin yasal süreçlere ve yönetim süreçlerine etkileri ve benzeri konular, alanlarında uzman akademisyen ve uygulamacılar tarafından ayrıntılı olarak ele alınacaktır.

Sempozyumun ana konuları ve alt konuları ise şu şekilde belirlenmiştir:

Ana Konular

  • Arşiv Belgelerinin Dijitalleştirilmesi ve e-Arşiv Uygulamaları (Yönetimi)
  • TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi ve e-Arşiv Sistemleri Standardı
  • e-Arşiv Yazılımları ve Teknolojik Altyapı Gereklilikleri
  • e-Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Yazılımları ve Teknik Altyapı Gereklilikleri
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde Sürdürülebilirlik ve Kurumsallaştırma
  • e-Arşiv ve Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Entegrasyonu
  • Dijitalleştirmenin Hukuki Boyutları: Yasal Süreçlere ve Yönetim Süreçlerine Etkileri

Alt Konular

  • e-Arşivlemede Ana Kavramlar
  • Arşivlerde Dijitalleştirme Uygulamaları
  • Dijitalleştirme Öncesinde İzlenecek Yol ve Yöntemler
  • Dijitalleştirmede İzlenecek Yol ve Yöntemler
  • Dijitalleştirme Süreçleri ve Yönetimi
  • Dijitalleştirmede Proje Yönetimi
  • Dijitalleştirmede Koleksiyon Seçimi
  • Hassas Belgelerin Dijitalleştirilmesi
  • Medya Arşivleri ve Dijitalleştirme
  • e-Arşiv Uygulamalarında İçerik Yönetimi
  • Kültürel Mirasın Gelecek Nesillere Aktarılması
  • Dijitalleştirme Teknik Uygulamaları ve Donanım Seçimi
  • Dijitalleştirmenin Boyutları (Ekonomik, Sosyo-Kültürel, Güvenlik, Şeffaflık ve Hesap Verilebilirlik)
  • e-Arşivlemede Dünya Örnekleri
  • Standart Süreçleri
  • TS 13298’in Algılanması ve Uygulanması
  • TS 13298’in Sağladığı Avantajlar ve Dezavantajlar
  • Dijitalleştirme Standartları
  • Standartlaşmada Kamu Lisanslama Süreci ve beklentiler
  • e-Arşiv Yazılımlarının Geliştirilmesi/Kurumsallaştırılması ve Sürdürülebilirliği
  • e-Arşiv Sistemlerinin Mimari Gereksinimleri
  • e-Arşivleme Üstveri Tanımlamaları, Üst Veri Yapısı ve Modellemesi
  • e-Arşivleme Formatları
  • e-Arşiv Depolama Donanımları ve Teknolojik Yaklaşımlar
  • Bulut Tabanlı e-Arşiv Çözümleri
  • EBYS Yazılımlarının Geliştirilmesi/Kurumsallaştırılması ve Sürdürülebilirliği
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde Uygulama Yönetimi
  • e-Belgelerin Özgünlük ve Bütünlüğü
  • Elektronik Belgelerin Uzun Süreli Korunması (EBYS’lerde)
  • EBYS Donanımları ve Teknolojik Yaklaşımlar
  • e-Arşiv Koruma Stratejileri-Politikaları ve Uygulamaları
  • e-Arşiv ve Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Birlikte Çalışılabilirliği
  • e-Arşivlemede ve EBYS’lerde Temel Gereksinimler
  • e-Arşiv Uygulamalarında İşbirliği ve Uyum
  • e-Arşiv Uygulamalarında Ulusal/ Uluslararası İşbirliği Çalışmaları
  • Kamu Belgelerinde Dijitalleştirme ve Stratejik Sonuçları
  • Hukuksal Gereksinimler ve İhtiyaçlar
  • Dijitalleştirme ve Adli Bilişim
  • Entelektüel Mülkiyet / Telif Hakları
  • Dijitalleştirmenin Yasal Süreçlere Etkileri
  • Dijitalleştirmenin Yönetim Süreçlerine Etkileri

Amaç

Sempozyumda ilgili konulara yönelik olarak akademisyen ve uygulamacıların bilgi birikimi ve deneyimlerini paylaşması, kurumlar ve firmalar arasındaki diyaloğu geliştirme, bilimsel ve sosyal etkileşimin gerçekleştirme amaçlanmaktadır.

Önemli Tarihler

İlk çağrı: 6 Mayıs 2015

İkinci çağrı: 3 Haziran 2015

Üçüncü ve son çağrı: 8 Temmuz 2015

Bildiri özlerinin gönderilmesi: 13 Temmuz 2015

Bildiri özlerinin kabulü: 31 Temmuz 2015

Bildiri tam metinlerinin gönderilmesi: 31 Ağustos 2015

Tam metin bildiri kabulü: 15 Eylül 2015

Bildiri tam metinlerinin yayın öncesi son kopyalarının gönderimi: 28 Eylül 2015

Kesin programın İlanı: 5 Ekim 2015

Sempozyum: 22-23 Ekim 2015

03Aug 2015

Türkiye’nin önde gelen bilgi teknolojisi şirketlerinden biri olan BimSA’nın Genel Müdürü Tunç Taşman, Vergi Usul Kanunu’nda, e-defter, e-fatura gibi uygulamalardan daha etkin şekilde faydalanmak ve benzer uygulamalar geliştirmek amacıyla birçok maddenin, elektronik yöntem ve uygulamalara imkan sağlayacak şekilde yeniden yazılmasını değerlendirdi.

20Jun 2015

Girne Amerikan Üniversitesi tarafından, 2 yıl süren ve  300’e yakın öğrencinin görev aldığı çalışmada eski binadaki arşiv malzemesi tasnif edilmek üzere yeni binaya aktarıldı, mikrofilm, harita ve diğer önemli malzemeler yeniden tasnif edilerek sağlıklı bir arşiv sistemi oluşturuldu.

12Jun 2015

Aliağa Ticaret Odası (ALTO), İzmir Kalkınma Ajansı’nın (İZKA) desteği ile “Kağıtsız Oda Kesintisiz Hizmet” projesi kapsamında faaliyete geçirmeyi planladığı “Dijital Arşiv” hizmet alım ihalesini sonuçlandırdı. ALTO ile özel bir bilişim firması arasında imzalanan protokolün ardından açıklama yapan ALTO Genel Sekreteri Takdir Yarış, proje kapsamında yaklaşık 150 bin sayfa belgenin dijital ortama aktarılmasıyla büyük bir tasarruf […]

21May 2015

Elektronik İmza Nereden /  Nasıl Alınır   Klasik imzaya yani hepimiz tarafından bilinen ıslak imzaya tanınan işlevleri de kapsayan elektronik imza bir veri iletisinde bulunan veya ona eklenen ya da ileti ile mantıksal bağlantıyı kurulabilen, kişinin kimliğini gösteren ve kişinin mesajın içeriğini onayladığını gösteren elektronik formattaki veridir. Elektronik imzayı alabilmek için bazı işlemlerin gerçekleştirilmesi gerekmektedir. […]