Ayıklama ve Tasnif
Arşivleme işleminin ilk ve en önemli adımlarından biri ayıklama ve tasniftir. Saklanması gereken dokümanların tanınması ve gerek fiziksel gerekse dijital olarak dokümanın saklanması gereken yere karar verme aşamasıdır.
Dokümanla ilgili, künye bilgilerini ve tarama sonrası saklanacak yere karar veren kişi iseniz ve bu adımdan sonraki işlemleri siz yapmıyorsanız, bu adımdan sonrası için bir not niteliğinde; dokümanın künye bilgilerini, dijitalde ve fizikselde bulunduğu / bulunması gereken yeri tarama ve indexleme operatörleri için hazırlayacağımız bir kapak ile sonraki adımlarda meydana gelebilecek hataları minimuma indirebilirsiniz.
Bu aşamada, evrakların saklanım saklanmayacağı ve dijitalde nerede saklanacağı ile beraber evrakların fiziksel durumlarıyla ilgili de bilgi sahibi olunur ve yapılması gerekiyorsa fiziksel anlamda iyileştirme yapılır. Bu iyileştirmelere yırtık evrakların görünmez bantla tarayıcıya takılmayacak şekilde bantlanması, buruşuk evrakların düzleştirilmesi gibi işlemler dahildir.
Aşırı yıpranmış ve hızlı bir doküman tarayıcısından geçemeyecek dokümanlar “Flat Pad” tipi tarayıcı ile taranır ya da bir fotokopi makinesi ile kopyası alındıktan sonra hızlı tarayıcılara verilebilir.
Ayıklama aşamasında fiziksel olarak tanınan doküman için Tarama adımında dikkat etmemiz gereken şeyleri kendimiz taramıyorsak bunu tarama operatörüne bildirmeliyiz.
Tarama operatörüne bildirmemiz gereken durumlar:
Açık renkli yazı, resim, not, imza, mühür vb.
Yıpranmış ve hızlı tarama esnasında tarayıcıya takılabilecek evraklar
Yırtık, tam olmayan ya da üzerinde fiziksel iyileştirme yapılmış evraklar
Hızlı doküman tarayıcısından geçemeyecek, flat pad bir tarayıcıya ihtiyaç duyabilecek tipte bir maddeden yapılmış dokümanlar ve bükülmeyen dokümanlar (pressli, karton vb.)

Tarama
Dijitale ilk adım diyebileceğimiz tarama aşaması. Tarama operatörünün, ayıklanmış ve tasnifi yapılmış, taramaya hazır hale getirilmiş dokümanların tarayıcılarla bilgisayar ortamına aktarılmasıdır.
Bu adımda, kurumumuzun önceden belirlediği standartlar da göz önünde bulundurularak belli formatlarda ve boyutlarda sanal kopyalarını oluşturmak üzere taratıcılar kullanılır.
Tarama aşamasının ilk ve en önemli adımı, tasnif ve ayıklama adımında alınan notlar, varsa doküman üzerindeki uyarılar ve fiziksel durumu bir kez daha gözden geçirilir.
Tarayıcılarımızın taramak istediğimiz standartları ve hızı sağlaması gerekmektedir. 
Tavsiye Edilen Minimum Tarayıcı Özellikleri:
A5, A3, A4 boyutlarda kağıtları alabilme
1-bit(Siyah beyaz), 8bit(Gri tonlarda), 24-bit (Renkli) görüntü alabilme
Minimum 200 DPI görüntü kalitesi ile tarayabilme
Renk filtresi (Drop-Out Color)
Boş sayfaları atlama (Skip Blank Page )
Erase Dot (Nokta Temizleme)

Tarama operatörü olarak dikkat edilmesi gereken en önemli şeyler;
Boş sayfaların atlanması için gerekli ayarların yapılması (skip blank page) : Boş kabul edebileceğimiz oranı belirlemek, skip blank page işleminin ayarlarından “threshold” değerini ayarlayıp, sadece lekeli ve zımba izi olan arka sayfları elerken, mühürlü, imzalı, notlu arka sayfaları da korumuş oluruz.
Renkli ve siyah beyaz dokümanları ayırmak: renkli dokümanlar için kullanacağımız ışık ayarı ile siyah-beyaz dokümanlar için kullanacağımız ışık ayarı çoğunlukla farklıdır. Bu yüzden; dokümanalrı siyah-beyaz ve renkli olarak ayırıp taramak tarama neticesinde elde ettiğimiz dijital evrakların kalitesini arttıracaktır.
DPI ve Kağıt Boyutu : Taradağımız dokümanlarda küçük puntolarla yazılmış yazıların ve cok ince detayların (kucuk olcekli haritalar gibi) varsa belirlediğimiz DPI ayarını değiştirmemiz gerekbilir. Tecrübelerimiz ve denemelerimiz sonucu 7 puntoya kadar 300 DPI ile taramanın okunabilirlik ve OCR işlemi için bir problem oluşmadığını gördük. 7 puntodan daha küçük olduğunu düşündüğünüz ya da gözle okumakta zorlanacak kadar küçük detaylar içeren dokümanlarınızı 600 DPI ile taramanızı tavsiye ederiz.
Kağıt sıkışması ve kağıt beleseme ve tekrar besleme : kağıt besleme tepsisi (document feeder) üzerine konulan kağıtların sağda ve solda destekleyicilerle tarayıcının eğri almasını engelleyecek şekilde konulması gerekiyor. Her ne kadar yazılımsal olarak görüntü iyileştirmeler olsa da, tarama yazılımların algoritmik standartlarına uymayan kağıtlarımızda eğrilik giderme / leke temizleme gibi işlemler %100 başarı sağlamayacaktır. Bu yuzden fiziksel olarak da eğri almasını engellememiz için kağıt destekleyici yan panelleri iyi kontrol etmemiz gerekiyor. Kağıt sıkışma ve ya yazılımsal hatalar sonucu yarıda kalmış bir tarama işlemini tekrar devam ettirirken, taranan ve kalan sayfa, doküman yönü gibi ayrıntılara dikkat etmemiz sonradan tespit edilmesi zor olan hataların önüne geçmemizi sağlar.
Tarama işleminin başında, fiziksel durum, renk, boyut ve detay analizimiz indeksleme (Arşiv Sistemine Aktarma ve Künye bilgilerinin girilmesi ) aşaması için yeterli bir dijital dokümanlı hazırlamamıza yardımcı olacaktır.
İndeksleme operatörüne bildirmemiz gereken durumlar :
Doküman kapağından anlaşılmıyorsa fiziksel yeri.
Birden fazla dokümanı tek seferde taradıysak ayraç yapısını

Veri Yönetimi
İndexleme
Sorgulanabilir, görünütlenebilir, anlamlandırılmış ilk dokümanı bu aşamada oluşturmuş olacağız. Tasnif ve tarama aşamalarında alınan tüm notların bu aşamada dokümanın dijital kullanıcıların hizmetine sunulması aşamasında önemlidir. Elimizdeki dokümanı bir kez daha hem dijital hem de fiziksel yeri ve önemini dikkate alarak tanımamız gerekmektedir. Dijitalde oluşturduğumuz doküman tiplerini ve sahip olmaları gereken indeks alanlarını (künye bilgilerini) bilmemiz, bu künye bilgilerine elimizdeki dokümandan nasıl ulaşağımızı bilmemiz gerekir.
İndeks Alanı (Künye Bilgisi, Öznitelik, Özellik)
Bir dokümanı tanımlamamıza yarayan her bir bilgiye indeks alanı, künye bilgisi, öznitellik ya da özellik diyebiliriz.
İndeks alanlarının, dokümanı tanımlayacağını, dokümanın bu bilgilerle aranacağını, erişmek isteyen kişinin bu bilgilerden birinisorgulayarak ulaşabileceğini unutmamamızda fayda var. Bu bilgileri girerken de belirlenen standartlar da dikkate alınarak daha kullanışlı ve daha erişilebilir bir arşiv oluşturmamıza yardımcı olur.

Metin Alanı

En basit indeks alanı olarak tanımlayabileceğimiz, düz yazı olarak girebileceğimiz özellikleri saklamamıza yarayan özellikleri tanımlarken “metin” ya da “text” diyebiliriz. Bu alanlara girdiğimiz bilgileri, daha sonra doküman ararken sorgulamak istediğimizde tamamını ve/veya bir kısmını yazarak yüklediğimiz dokümana ulaşabiliriz. Bu alana örnek olarak kimlik bilgilerinden “Adı Soyadı” verilebilir.
Sayı ve Ondalık Alanlar
Basitlik olarak metin kadar düz olsa da sayı değeri dışında bilgi girişini engellememiz gereken özellikler için kullanırız. Bilgi girerken sayı dışında bilgi girişini engellerken, sorgulama sırasında mantıksal aramalar (küçük, büyük, eşit, aralık) yapmamıza yardımcı olur. Bu alana örnek olarak kişisel bilgilerden “Yaş” bilgisi verilebilr.
Tarih
Spesifik bir tarihe işaret eden özellikler için bu “Tarih” tipinde indeks alanları oluşturulur. Bu alanlar bilgi girerken, gerek format olarak gerek takvimsel olarak geçerli bir tarih girmemizi gerektirir. Bu tip veriler sayesinde mantıksal aramalar (belirli bir tarihten öncesi, sonrası ve belli tarih aralıkları gibi) yapmamıza olanak tanır. Bu alana örnek olarak kimlik bilgierinden “Doğum Tarihi” verilebilir.
İlişki Alanı (Lookup)
İndeks alanlarımızı belirlerken, yazmak yerine referans gösterebileceğimiz bilgiler için kullandığımız proje, ihale, konu bazlı bütünlüğü sağlamamıza yardımcı olan başka tipteki bir doküman ile ilişkili olduğunu gösterebilen, bu bilgilyi de özellik olarak saklayan tanımlama alanlarına, referans ya da ilişki alanı diyebilirz. Bu alanları girerken, önceden başka bir depoda, başka tipte bir dökümanı seçeriz. Yeni giriş yapmayız ve bu standardın dışına çıkamayız. Bütünlüğün ve standartdın sağlanması için en önemli alanlardandır. Bu alana örnek olarak kimlik bilgilerinden “Baba Adı ve Ana Adı” verilebilir.
Çoktan Seçmeli
Diğer alanlardan farklı olarak veri girişi yerine belirli bir listeden seçmemizi mecbur kılan bir özellik tipidir. Yine tutarlılık ve standarlarımız için bize en çok yardımcı olan tiplerden biridir bulunması zor farklı bilgiler girmemizi engeller. Ararken de önceden belirlernmiş bu değerlerden biri sadece seçilerek arama yapılır. Bu alana örnek olarak kimlik bilgilerinden “Cinsiyet” verilebilir.
Fiziksel Yer
Fizikseldeki bir oda, blok, dolap, klasor gibi dokuman saklayabildiğimiz herşeye işaret edebilen bu alan tipi, fizikseldeki bütünlüğü ve komşuluğu dijitalde de korumamıza yardımcı olur ve sorgularken de seçerek aramayı daraltmamıza yardımcı olur. Bu alana örnek olarak bir dokümanın “Bulunduğu Oda Dolap Klasör Bilgisi” verilebilir.

Sorgulama (Arama)
Tasnif, tarama ve indekslemeden sonra artık dijital ortamda sanal bir kopyası oluşturulmuş, nitelendirilmiş, erişilebilir bir dokümanlarımız var. Bu dokümanlara ulaşabilmenin en etkili ve temel yolu arama/sorgulama’dır. Bulmak istediğimiz dokümanı mevcur indeks alanlarının birinin ve ya birkaçının tamamını ya da bir kısmını yazarak bulabiliriz. Arşivdeki dokümanlarımızı sakladığımız yazılımın (AYS), İndeks şemasında belirlediğimiz alanlardan oluşturduğu arama sayfası aradığımız dokümana ulaşabilmemizi kolaylaştırır.