Klasik imzaya yani hepimiz tarafından bilinen ıslak imzaya tanınan işlevleri de kapsayan elektronik imza bir veri iletisinde bulunan veya ona eklenen ya da ileti ile mantıksal bağlantıyı kurulabilen, kişinin kimliğini gösteren ve kişinin mesajın içeriğini onayladığını gösteren elektronik formattaki veridir. Elektronik imzayı alabilmek için bazı işlemlerin gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

İlk olarak elektronik sertifika veya elektronik imza alabilmek için bir elektronik sertifika hizmet sağlayıcı (ESHS) ile iletişime geçmek gerekmektedir. İletişime geçer geçmez gerekli bilgiler alınmalı, elektronik sertifika hizmet sağlayıcının güvenirliliği iyice araştırılmalıdır. Hizmet türleri ile sertifika türleri hakkında detaylı bilgi alınmalı ve diğer ESHS’ler arasında karşılaştırma yapılmalıdır. ESHS hakkında yeterince bilgi edindikten sonra artık elektronik imza için gerekli müracaatta bulunulmalıdır.

Müracaat için hangi belgelerin istendiğini öğrenmek için web ortamlarından gerekli bilgiye ulaşmak mümkündür. Bu konuda belli başlı ESHS’ler web sayfaları aracılıkları ile yeterince bilgi vermektedirler. Gerekli hazırlıkları önceden yapmak, doğabilecek sorunların önceden çözümlenmesini sağlayacaktır. Hemen hemen bütün ESYS müracaatlarında aynı belgeler istenmektedir.

Başvurular sırasında başvurunun bireysel veya kurumsal olmasına göre şu belgelerin tedarik edilmesi istenmektedir:

a) Bireysel Elektronik İmza Başvurular İçin;
Sertifika başvuru sahibi tarafından elektronik sertifika başvuru formunun eksiksiz doldurulması ve imzalanması,

1. ESHS Sertifika Sözleşmesinin elektronik sertifika formu gibi eksiksiz doldurulmuş

ve imzalanması,

3. Yüz yüze kimlik doğrulaması için kullanılmak üzere birden çok resmi kimlik belgesi

bulundurulmaları,

4. Eğer başvuru sahibi sertifikada mesleki unvanın gösterilmesini isteniyorsa, diploma aslının veya noter tasdikli kopyasının hazır bulundurulması
5. Başvuru için gerekli olan ücretin yatırıldığını veya ödendiğini gösterir

belgenin aslının bulundurulması gerekmektedir.

b) Kurumsal Elektronik İmza Başvuruları İçin;

1. ESHS ait formların kurum yetkilisi tarafından eksiksiz olarak doldurulması

ve imzalanması,

2. Kurumsal veya Ticari Sicil Kayıt Belgesi’nin temin edilmesi,
3. Kurum yetkilisine ait olan noter tasdikli imza sirkülerinin ibraz edilmelisi gerekmektedir.

Elektronik sertifikasını ESYS’ler tarafından alan kullanıcılar elektronik imzalarını kullanmak için sürekli kullandıkları bilgisayarlarına tanıtmalıdırlar. Bu tanıtmalar akıllı çubukların kullanımıyla sağlanmaktadır. Akıllı çubuklar üzerinde gerekli yazılımlar mevcut olarak kullanıcıya verilmektedir. Seçilen donanımlara ait olan sürücü yazılımlarının, kullanıcıların işletim sistemine uygun olmasına dikkat edilmelidir. Eğer işletim sistemine uygun olmayan sürücü yazılımlar yüklenmeye çalışılırsa olumlu bir sonuç alınamaz.

Son olarak yapılması gereken işlem sertifikanın veya elektronik imzanın bilgisayara tanıtılmasıdır. ESHS tarafından verilen kart okuyucusuna uygun olarak bilgisayara yüklenen yazılıma girilmesi ya da yazılım ikonuna tıklanması ile sertifika bilgilerine ulaşılabilmektedir.

Kullanıcının özle anahtarı ile sertifikası ilişkilendirildiğinden dolayı başkaları tarafından erişilmesini engellemek için şifre korumalıdır. Şifre ile elektronik imzanız güvence altına alınmış olmaktadır.