Tozlu rafları, kağıt israfını ve daha pek çok olumsuzluğu hayatımızdan çıkaran dijital arşiv yöntemi gün geçtikçe hız kazanıyor. Belgelerin tek tek taranarak dijital ortama aktarılması, iş yaşamındaki herkesin çalışmalarında büyük kolaylık sağlıyor. Yöntemin ayrıcalıklarının bilincinde olan herkes, dijital arşivleme sistemine geçerek işlerini hızlandırıyor. İşte dijital arşivin 10 faydası!

1. Belgelerin yıpranmasını önleme

Zaman acımasızca ilerlerken önemli evraklarınız zarar görebilir, tehlikeye girebilir ya da en iyi ihtimalle yıpranabilir. Dijital arşiv yöntemi tüm bu sorunların önüne geçerek belgelerinizi koruma altına alır.

2. Yer kaybını önleme

Karmaşık ve yorucu fiziksel arşivinizle vedalaşın. Çünkü dijital arşiv yer tasarrufu sağlayarak mekanlarınızı daha nefes alınabilir hale getirir. Belgeleriniz güvenle korunurken, siz mekanınızı farklı fikirlerle kullanabilirsiniz.

3. Maliyetleri düşürme

İş gücü potansiyelinizin artmasına ve maliyetlerin düşmesine hazır olun. Zira dijital arşivde hem yer hem de zamandan tasarruf sağladığınız için daha az maliyetle daha çok verim sağlayabilirsiniz. Bu da işlerinizin kolaylıkla ve güvenle ilerlemesini sağlar.

4. Aynı anda çoklu erişim

Bir dosyaya aynı anda kaç kişi ulaşabilir? Dijital arşiv sayesinde birden fazla kişi! Çünkü dijital arşiv zaman, mekan ve kişi sınırlarını ortadan kaldırır. Aynı dosyaya aynı anda hızlıca ulaşan kişiler işlemlerini rahatlıkla tamamlayabilir. Üstelik bunu yapmak için aynı mekanda olmalarına da gerek kalmaz. Bu açıdan oldukça pratik bir yöntem olan dijital arşiv yöntemi, aciliyeti olan işlerin yetiştirilmesine olanak tanır.

5. Araştırma sürecini kolaylaştırma

Acilen bulmanız gereken bir evrak var. Bir sorunun cevabına hızlıca ulaşmalısınız. Kafanıza takılan bir ödünç-iade sorunu var. Tüm bunların hepsini kısa sürede araştırabilirsiniz. Zamandan sağladığınız tasarrufla çalışmalarınızı daha verimli ve üretken hale getirebilirsiniz.

6. Kayıpların önüne geçme

Zaman geçtikçe işletme ya da şirketinizdeki döküman sayısı artar ve dosyalar giderek kabarmaya başlar. Onları fiziksel ortamda muhafaza etmenin zorlukları bir yana, bir de kaybolma riskini taşımak oldukça zorludur. Çünkü bazen en ufak bir kayıp yılların emeğini yok edebilir. Oysa ki dijital arşivde belgelerin kaybolma riski tamamen ortadan kalkar, dökümanlar ulaşılabilir ve bulunabilir duruma gelir.

7. Afetlere karşı üstün koruma

Yangın, deprem, sel ve daha pek çok risk durumunda en önemli şey canlıların hayatıdır. Fakat sonrasında belge kayıpları çok büyük sorun yaratma olasılığına sahiptir. Aynı şekilde belgelerin çalınması da, tıpkı doğal afetler gibi risk faktörü oluşturur. Bu gibi durumlara karşı belgelerinizi fiziksel ortamdan kurtararak dijital arşiv sistemine aktarabilirsiniz. Böylece dökümanlarınız tüm doğa olaylarına karşı korunmuş olur.

8. Yetkiye dayalı tarama sistemi

Belgeleriniz sadece kişiye özel olabileceği gibi kuruma özel de olabilir. Yani belli başlı döküman ve evraklar üzerinde yalnızca yetkilendirilmiş kişilerin çalışmasını tercih edebilirsiniz. Dijital arşiv sistemi, vereceğiniz yetki sayesinde sadece sizin belirlediğiniz kişilerin yine sadece sizin belirlediğiniz bilgilere ulaşmasına olanak tanır.

9. Kolay tasnif sistemi

Fiziksel arşivlerin belki de en sıkıntılı yanı tasnif sürecinin zorluklarla dolu olmasıdır. Hem zaman hem de enerji kaybettiren bu klasik yöntemde evrakların yeniden karışma ve kaybolma tehlikesi de mevcuttur. Oysa ki dijital arşivde tüm dökümanlar rahatlıkla tasnif edilmeye uygundur. Hiçbir belge birbirine karışmaz, böylece iş ve çalışma sürecinizde hataya yer kalmaz.

10. Masraflardan kurtulma

Fiziksel arşivler ne gibi masraflar yaratır? Kağıt masrafı, ekstra personel çalıştırma masrafı, zaman kaybı, verim kaybı, belge kaybı ve çok daha fazlası… Dijital arşiv yöntemi masraflarınızı yok ederek paranızın cebinizde kalmasını sağlar. Böylece işinize daha rahat odaklanma imkanı bulursunuz.