Gelişen teknoloji ve dönüşen iş yaşamı kapsamında en yaygın kullanılan sistemlerden biri dijital arşivdir. Dijital arşiv dökümanlarınızı kolaylıkla saklamanıza imkan tanırken, yaşanabilecek olumsuz afet ve çalıntı gibi durumlara karşı da üst düzey koruma imkanı sağlar.

Siz de dijital arşive geçmek istiyor ama nerden başlayacağınızı bilemiyor musunuz?

Dijital arşive nerden başlamalı sorusunun cevabı yazının devamında…

Dijital arşiv, fiziksel arşivin çok daha güvenli teknolojik bir ortama aktarılmasıdır. Dijital arşivin sağlıklı bir şekilde sağlanabilmesi için, iyi bir fiziksel düzenlemeye ihtiyaç vardır. Fiziksel düzenleme ne kadar muntazamsa, dijital arşiv sürecine o kadar rahat başlarsınız.

Dijital arşive geçerken nelere dikkat etmelisiniz?

Fiziksel düzenleme aşamasını uzman firmalarla işbirliğine giderek tamamlayabilirsiniz. Ardından dijital ortama verilerinizi aktarmak için adımları uygulamaya koyabilirsiniz. Şimdi gelin dijital ortamda korunacak verilerin aktarımı için gerekli bir düzenleme nasıl sağlanır ona bakalım…

– Evrak türlerini ve gruplarını tanımlama ve sınıflandırma

Şirketinizin bünyesinde ne tür materyaller olduğu konusuna hakim olmalısınız. Evraklarınız kaç türe ayrılıyor? Kaç adet veri grubunuz var? Bunlara hangi anahtar kelimelerle erişiyorsunuz? Bu soruların cevabını bilmek, dijitale geçiş sürecinizi hızlandırır.

– Yetkileri ve yetki gruplarını açık şekilde belirleme

Fiziksel erişimin kısıtlanması ve yetkisiz erişimlerin engellenmesi, dijital arşiv sistemini güvenli kılan en önemli noktadır. Tam da bu sebepten, materyallerinizi dijital ortama aktarmak için hangi departmanın hangi verilere erişeceğini açık bir şekilde belirlemelisiniz.

– Beklentilerinize, ihtiyaçlarınıza ve yeni teknolojilere uyumlu yazılım seçme

Dijitale geçmek için gerekli tüm işlemleri tamamladınız. Fakat bu sadece hazırlık işlemlerini kapsayan bir süreçtir. İyi bir dijital arşiv yaratmak için şirketinizin ihtiyaçlarına uygun bir yazılıma ihtiyacınız var. Bu yazılımın yeni teknolojilerle uyumlu olması uzun vadede yaşanacak sorunların önüne geçer. Aynı şekilde ihtiyaç ve beklentilerinize uygun olarak tasarlanması da, kalıplaşmış çalışma şeklinden sıyrılarak işlerinizin daha hızlı ve kolay ilerlemesine imkan sağlar.

Dijital Arşiv Yazılımı Seçerken Nelere Dikkat Etmelisiniz?

Dijital arşivinizin yazılımını seçmek oldukça önemli bir aşamadır. Seçeceğiniz uygulamanın hem size hem de sektörünüze uygun olması büyük değer taşır. Bu konuda birkaç ipucu verebiliriz…

– Kullanım kolaylığı

Şirketinizde farklı yaş ve becerilere sahip pek çok görevli bulunabilir. Bu görevlilerin hangi verilere erişebileceğini seçmek ise dijital arşivde oldukça kolay. İnceleyeceğiniz yazılımların sorularınızı tam anlamıyla cevaplıyor olmasına özen göstermelisiniz. Kullanımının çağımıza uygun teknolojilerle harmanlanmış şekilde olması, çalışma yaşamınızdaki karmaşayı ortadan kaldıracaktır.

– Güvenlik

Söz konusu veri muhafazası olunca en önemli şeyler listesinde üst sırayı güvenlik alır. Çünkü dijital arşiv yazılımının asıl amacı bilgileri ve belgeleri her türlü tehlikeden ve problemden korumaktır. Arşiv odalarının tozlu raflarında ya da ulaşması zor kilitli kapılar ardında kalan belgeler, her an kaybedilme tehlikesine açıktır. Bu yüzden seçeceğiniz dijital arşiv yazılımının yeterli şifreleme/yetkilendirme ve SSL özelliği olan uygulamalardan biri olmasına dikkat etmelisiniz.

– OCR Desteği

Dijital arşivin sağladığı en önemli kolaylıklardan biri, taranan evrakları aranabilir ve düzenebilir hale getirmektir. Dijital arşiv yazılımınızı seçerken bu durumu göz önünde bulundurmalısınız. Bünyesinde OCR (Optical Character Recognition) teknolojisi bulunduran bir yazılım seçmek verilerinizin hem taranmasını kolaylaştırır hem de onları uzun zaman güvenle saklamanızı sağlar.

– Zaman ve mekan kısıtlaması olmadan erişilebilirlik

Günümüzde teknolojik aletler öylesine birleşti ki, bir cep telefonunda bile pek çok veriyi saklamak mümkün. Bilgi artık cebimizde ve hatta kol saatimizde bile taşınabilir hale geldi. Tam da bu sebepten olsa gerek, verilerinizi saklarken onlara istediğiniz yerden ulaşabilmek büyük önem taşıyor. Çünkü fiziksel arşive her an ve her yerde erişmek mümkün değildir. Oysa ki dijital arşiv, zaman ve mekan kısıtlamasını ortadan kaldırır.

– Mobil uyumluluk

Dünya üzerindeki bilgilerin %80’i cep telefonlarına sığabilirken, dökümanlarınızın uzakta kalmasına gerek yok. Mobil teknolojilere uyumlu bir dijital arşiv yazılımı sayesinde, ofise olan bağımlılığınız ortadan kalkar. Size de cebinizden erişebileceğiniz evraklar sayesinde işlerinizi kolaylaştırmanın keyfini çıkarmak kalır.

– Kolay entegrasyon

Günümüzde her ofis içerisinde pek çok yazılım ve teknolojiyi barındırıyor. Bunların hepsi de birbiriyle bağlantılı ve uyumlu oluyor. Dijital evraklarınızı bu bağlantılarla birleştirip anlamlı hale getirmeniz ise oldukça gerekli. Seçeceğiniz dijital arşiv uygulaması; mevcut ağ yapınızla, kimlik sağlayıcılarla, Sharepoint gibi iç portallarınızla tam entegrasyon sağlamalıdır.

– Satış sonrası destek ve güncelleme

Herakleitos ”Değişmeyen tek şey, değişimin kendisidir” demiştir. Bu söz, çağımızın her an değişen teknolojilerini de oldukça doğru ifade eder. Siz de tercihinizi teknolojiye ayak uyduran bir yazılımdan yana kullanmalısınız. Yazılımı satın aldığınızda size kullanım, bakım, güncelleme ve taşıma bilgilerini içeren dökümanlar da teslim edilmeli. Bu hizmetlerin yanı sıra 2 yıl garanti ve bakım güvencesi vermeyen uygulamalardan kaçınmalısınız.

Günümüz dünyasında iş yaşamını hareketlendirmek için dijitale geçmek büyük değer taşıyor. Siz de daha az risk almak, hız kazanmak ve güvenliği üst düzeye çıkarmak için bu önerilerimizi dikkate alabilirsiniz. Dijitale geçme konusundaki sorularınıza cevap bulmak için sayısal arşiv uygulamamızı deneyebilirsiniz. Sunum istemek ya da teklif almak için bize kolaylıkla ulaşabilirsiniz…